DIAMO I NUMERI

Dopo aver lasciato tutto in un angolo per un mese ( per rispettare la mia scadenza letteraria ) finalmente mi sto riappropriando del mio tempo, così ho ripescato alcuni articoli e suggerimenti che avevo messo da parte per parlarne un po' con voi. Oggi parliamo di numeri, percentuali e statistiche che ho trovato in un interessante articolo di Starbene. Il tema era: tutti a scuola di organizzazione. Ne parleremo anche nei prossimi post perchè gli spunti sono veramente molti, per iniziare vi riporto qualche dato molto significativo.

L'80% di tutto ciò che si archivia in ufficio va perduto.

Io ho letto questa percentuale e mi sono chiesta: com'è possibile? Non esiste. Io archivio tutto in modo meticoloso anche a casa, figuriamoci sul posto di lavoro. Ci sono raccoglitori per tutto, bene etichettati, divisi per anni, nel mio caso ( io lavoro in un consorzio ) ogni associato ha il suo raccoglitore, ogni banca, ogni pratica legale, i diversi tipi di documenti, i contratti e così via. Io poi ho un raccoglitore personale dove tengo tutti gli appunti e le istruzioni per i vari lavori che ho imparato a fare e per quelle procedure che si fanno raramente e ogni volta non ci si ricorda come, inoltre tengo un raccoglitore dove archivio in ordine alfabetico quei fogli che non hanno una collocazione ben definita, ma che non si possono semplicemente cestinare perchè prima o poi, ve lo garantisco, tornano utili. Il mio desktop è ben ordinato, con cartelle precise riferite alle diverse attività, alle diverse società, se cerco un documento so esattamente dove si trova e se ho dei dubbi al massimo posso dover scegliere tra due opzioni, non di più. Stessa cosa per le mail, cartelle chiare, che evitano fraintendimenti ad esempio io ho una cartella per le pratiche legali, una per i colleghi, una specifica per coloro che mi scrivono più spesso per poter rintracciare più in fretta certi messaggi, una per i soci, una per le banche, una per le mie mail personali; per le diverse società che seguo le sottocartelle sono le stesse che si ripetono perchè la logica di fondo non cambia. Il segreto è etichettare tutto e suddividere con logica quello che si deve archiviare, l'obiettivo è quello di poter trovare velocemente un documento quando lo si cerca. Non devono esserci mezze misure, in questo caso o è bianco o è nero, non ci possono essere fraintendimenti e magari prima di mettere un'etichetta con una bella scritta fatta con il pennarello indelebile fate le giuste considerazioni. Questo "argomento" è a sè stante? Ci sono già altri raccoglitori simili? E' un'esigenza temporanea? Nel caso siate dubbiose mettete una scritta a matita e nel giro di poco tempo vi dovreste accorgere se avete fatto la scelta giusta oppure no. In ogni caso è bene ogni tanto controllare cosa c'è sul fondo dei vostri cassetti, oppure perennemente fermo nella vostra vaschetta o direttamente sulla scrivania senza trovare mai la giusta collocazione, prima o poi ogni cosa deve trovare il suo posto.

In casa risparmieremmo il 40% del lavoro eliminando gli oggetti superflui.

Questa affermazione mi vede molto d'accordo, più passa il tempo più divento minimalista. Io tengo di tutto ( ben ordinato e archiviato ), mi piace essere circondata da foto e oggetti che parlino di me e della mia famiglia, mi dispiace buttar via le cose, ma ogni tanto occorre eliminare il superfluo. Ci sono oggetti che per quanto ci sforziamo non ci piacciono, non ci servono o smettono di esserci utili e allora perchè tenerli? Perchè lasciare che invadano la nostra casa e ci rubino il nostro spazio vitale? Non bisogna necessariamente buttare tutto in pattumiera, ci sono vari modi di disfarci del "di più". Per le cose in buono stato si può prima di tutto chiedere ad amici e parenti se le vogliono ( magari segretamente ci invidiano quel soprammobile che noi ormai detestiamo e non vedono l'ora di averlo ), lo stesso vale per i vestiti, altrimenti potete provare a venderli su e-bay o siti simili, potete darli a conoscenti che fanno i mercatini e dividervi il ricavato,  i libri potete portarli in biblioteca, io sfrutto anche la pesca di beneficenza organizzata ogni anno dall'oratorio ( soprattutto per dare via vecchi soprammobili o giocattoli ), potete prendere le cose che i vostri figli non usano e non mettono più e regalarli ad asili o scuole o ancora darli alla croce rossa o ad altre associazioni che raccolgono abiti e giochi. Insomma, quando una cosa non vi convince più non dovete lasciarvi trascinare nel circolo vizioso del "prima o poi lo userò" soprattutto se non è la prima volta che lo dite a proposito di quell'oggetto: eliminatelo e se proprio decidete di passare al cestino almeno seguite le regole della raccolta differenziata!

12 settimane: media all'anno del tempo che si perde alla ricerca delle cose.

Non ci posso pensare che tutti i minuti persi qui e là possano dare un totale così assurdo, avete idea di quante cosa più utili si possono fare in tutto quel tempo? sicuramente sì, quindi imparate a tenere in ordine le vostre cose così potrete impiegare decisamente meglio ben 12 settimane dell'anno. Il concetto basilare è usare quel minimo di logica che ciascuno di noi possiede per decidere dove mettere le cose, quando si decide che il posto per quella categoria di oggetti è uno non lo dovete cambiare ogni volta che ci mettete mano o alla fine non vi ricorderete più l'ultimo posto scelto e finirete sempre con il cercare le chiavi di scorta dove adesso ci sono le istruzioni degli elettrodomestici. E' ovvio che quando una certa sistemazione non è più funzionale va cambiata, ma non potete pensare di stravolgere ogni volta la vostra casa, soprattutto per i documenti importanti. Quando dovete riporre un oggetto prendetevi due minuti in più per metterlo al posto giusto, così l'avrete fatto consapevolmente, con una logica precisa, con una certa motivazione che poi vi rimarrà in mente, riuscirete anche a visualizzarvi nell'atto di riporre quella cosa in quel posto preciso e questo vi permetterà di ritrovarla con estrema facilità invece di perdere tempo in una inutile ( e assolutamente evitabile ) caccia al tesoro.

16 ore all'anno si sprecano a caccia delle chiavi.

Anche questo accade perchè abbiamo la tendenza a gettare le chiavi nel primo posto che capita quando entriamo in casa, senza pensarci e poi finiamo inevitabilmente a cercarle in ogni dove tranne che nel posto giusto. Se la prima cosa che fate entrando dalla porta è sbarazzarvi delle chiavi fate in modo che quello diventi il loro posto definitivo: mettete un piatto oppure un cestino destinato a quello oppure mettete degli appendichiavi proprio accanto all'ingresso ( ce ne sono di molto belli e originali ). Se non vi piace che stiano in vista destinate loro un cassetto o comunque un posto ben preciso e sforzatevi di non abbandonarle per casa, all'inizio magari faticherete un po' ma poi subentrerà l'abitudine. Io personalmente ho tre mazzi di chiavi: quello della casa dei miei genitori, quello di casa mia, le chiavi della macchina. Ognuno di essi ha il suo posto ben definito che non cambia mai e così risparmio 16 ore all'anno in cui faccio altro e sicuramente mi diverto di più.

Adesso coraggio, mettete ordine nelle vostre case e decidete cosa fare in tutto il tempo che risparmierete!